Cómo migrar de hojas de cálculo a software FSM

Las fases

1. Fase 1

   Configura el sistema nuevo en paralelo

   Semana 1 (días 1-7)

   Día 1-2: Regístrate al trial. El trial de ServiceGrid es 14 días, sin tarjeta. Pasa 30 minutos haciendo click — calendario, lista de clientes, página de trabajo, flujo de factura. Familiarízate con el layout.

   Día 3-5: Importa tus clientes. Exporta tu libro de clientes desde la hoja de cálculo como CSV. Las columnas que ServiceGrid usará: nombre, dirección, ciudad, estado, código postal, teléfono, email, notas. Cualquier otra cosa va al campo de notas. La mayoría de los operadores importa 200+ clientes en menos de una hora.

   Día 6-7: Configura tu menú de servicio y precios. Toma cualquier lista de precios con la que has trabajado (la hoja de cálculo, una hoja de precios impresa, tu cabeza) y tradúcelo a un menú de servicio en Settings → Service Menu. Incluye los renglones estándar, tus tarifas y cualquier impuesto.

   Al final de la semana 1: tienes tu lista de clientes y precios en ServiceGrid. La hoja de cálculo sigue corriendo producción. Nada ha cambiado todavía.

   Puntos de verificación

   • Trial de ServiceGrid activo
   • Lista de clientes importada (200+ clientes en menos de una hora típico)
   • Menú de servicio + precios capturados
   • Hoja de cálculo aún corriendo producción

2. Fase 2

   Trabajos nuevos fluyen por el sistema nuevo

   Semana 2 (días 8-14)

   Día 8: Crea tu primera cotización en ServiceGrid. Toma el siguiente trabajo entrante. Construye la cotización en ServiceGrid en lugar de tu hoja de cálculo. Envíala vía la plataforma.

   Día 9-14: Todas las cotizaciones y trabajos nuevos fluyen por ServiceGrid. Los trabajos existentes se quedan en la hoja de cálculo. No intentes rellenar el pipeline existente todavía — deja que esos trabajos terminen en la hoja de cálculo. Trabajo nuevo va en ServiceGrid.

   Esta es la decisión de secuenciación más importante en toda la migración. Si intentas rip-and-replace, vas a perder un trabajo. Si dejas que el trabajo nuevo fluya hacia adentro mientras el viejo fluye hacia afuera, el cutover es silencioso.

   Puntos de verificación

   • Primera cotización construida y aceptada en ServiceGrid
   • Todo trabajo nuevo entrando a ServiceGrid
   • Trabajos existentes en vuelo continuando a cerrar en hoja de cálculo
   • Sin doble entrada — una fuente de verdad por trabajo

3. Fase 3

   Onboard al equipo

   Semana 3 (días 15-21)

   Día 15-17: Agrega a tu equipo. Invita a admins, técnicos y trabajadores de campo. Camina a cada persona por la parte de la app que realmente usarán:

   - Oficina: calendario, clientes, cotizaciones, facturas. - Técnicos: página de trabajos de hoy, captura de fotos, actualizaciones de status, captura de firma. - Trabajadores: clock-in/out, paradas de hoy en móvil.

   Día 18-21: Primera cuadrilla corre un día completo en ServiceGrid. Elige una cuadrilla. Reciben su agenda, manejan a los trabajos, capturan fotos, completan trabajos y hacen clock-out — todo desde la app. La hoja de cálculo se queda abierta como respaldo, pero no la estás usando.

   Para el final de la semana 3: una cuadrilla está corriendo producción limpia en ServiceGrid. El resto del equipo tiene acceso y ha sido capacitado.

   Puntos de verificación

   • Equipo onboarded con acceso basado en rol
   • Primera cuadrilla corriendo día completo en ServiceGrid
   • Workflows de campo validados: fotos, firmas, status, clock-in/out
   • Uso de hoja de cálculo bajando mientras las cuadrillas migran

4. Fase 4

   Pasa a todos al sistema nuevo

   Semana 4 (días 22-30)

   Día 22-28: Despliega cuadrilla por cuadrilla. Cada día, una cuadrilla más se mueve a ServiceGrid como su sistema primario. La hoja de cálculo se vuelve solo lectura — usada para buscar trabajos viejos, no capturar nuevos.

   Día 29: Envía tu primer batch de facturas desde ServiceGrid. Este es el momento en que los flujos de pago cambian. Los clientes pagando facturas históricas siguen usando el canal que estaban usando; las facturas nuevas van por la plataforma.

   Día 30: Archiva la hoja de cálculo. Guarda un snapshot en tu Google Drive o respaldo local. Deja de abrirla durante el día laboral.

   Puntos de verificación

   • Todas las cuadrillas corriendo en ServiceGrid
   • Primer batch de facturas enviado desde ServiceGrid
   • Hoja de cálculo archivada (referencia solo lectura, no activa)
   • Declaración día 30: migración completa