Migrating · Playbook
Cómo migrar de hojas de cálculo a software FSM
Un playbook de 30 días que te permite mantener la hoja de cálculo corriendo mientras montas el sistema nuevo en paralelo. Sin trabajos perdidos, sin caos.
La mayoría de los operadores de servicio opera con un stack de hoja de cálculo por años antes de cambiar a software FSM. La duda es racional: hay trabajos en curso, clientes a mitad de ciclo, y la hoja de cálculo funciona.
La buena noticia es que la migración no tiene que ser un cambio limpio de un día para otro. El playbook a continuación corre ambos sistemas en paralelo durante 30 días mientras montas el nuevo. Para el día 30, la hoja de cálculo se ha retirado y estás operando completamente en software FSM — sin trabajos perdidos en el camino.
Las fases
Fase 1
Configura el sistema nuevo en paralelo
Semana 1 (días 1-7)
Día 1-2: Solicita acceso. ServiceGrid está en alpha cerrada — únete a la lista de espera, o si ya eres un probador de la alpha invitado, inicia sesión. Pasa 30 minutos haciendo clic — calendario, lista de clientes, página de trabajo, flujo de factura. Familiarízate con el diseño.
Día 3-5: Importa tus clientes. Exporta tu libro de clientes desde la hoja de cálculo como CSV. Las columnas que ServiceGrid usará: nombre, dirección, ciudad, estado, código postal, teléfono, email, notas. Cualquier otra cosa va al campo de notas. La mayoría de los operadores importa 200+ clientes en menos de una hora.
Día 6-7: Configura tu menú de servicio y precios. Toma cualquier lista de precios con la que has trabajado (la hoja de cálculo, una hoja de precios impresa, tu cabeza) y tradúcela a un menú de servicio en Settings → Service Menu. Incluye los renglones estándar, tus tarifas y cualquier impuesto.
Al final de la semana 1: tienes tu lista de clientes y precios en ServiceGrid. La hoja de cálculo sigue operando en producción. Nada ha cambiado todavía.
Puntos de verificación
- Acceso a ServiceGrid activo
- Lista de clientes importada (200+ clientes en menos de una hora típico)
- Menú de servicio + precios capturados
- Hoja de cálculo aún operando en producción
Fase 2
Trabajos nuevos fluyen por el sistema nuevo
Semana 2 (días 8-14)
Día 8: Crea tu primera cotización en ServiceGrid. Toma el siguiente trabajo entrante. Construye la cotización en ServiceGrid en lugar de tu hoja de cálculo. Envíala vía la plataforma.
Día 9-14: Todas las cotizaciones y trabajos nuevos fluyen por ServiceGrid. Los trabajos existentes se quedan en la hoja de cálculo. No intentes rellenar el flujo de trabajo existente todavía — deja que esos trabajos terminen en la hoja de cálculo. Trabajo nuevo va en ServiceGrid — factura los trabajos nuevos desde ServiceGrid conforme se completan, para que el pago no dependa del cambio del día 29.
Esta es la decisión de secuenciación más importante en toda la migración. Si intentas hacer un reemplazo total de golpe, vas a perder un trabajo. Si dejas que el trabajo nuevo fluya hacia adentro mientras el viejo fluye hacia afuera, el cambio es silencioso.
Puntos de verificación
- Primera cotización construida y aceptada en ServiceGrid
- Todo trabajo nuevo entrando a ServiceGrid
- Trabajos existentes en curso continuando a cerrar en hoja de cálculo
- Sin doble entrada — una fuente de verdad por trabajo
Fase 3
Incorpora al equipo
Semana 3 (días 15-21)
Día 15-17: Agrega a tu equipo. Invita a admins, técnicos y trabajadores de campo. Guía a cada persona por la parte de la app que realmente usará:
- Oficina: calendario, clientes, cotizaciones, facturas. - Técnicos: página de trabajos de hoy, captura de fotos, actualizaciones de estado, captura de firma. - Trabajadores: marcar entrada/salida, paradas de hoy en móvil.
Día 18-21: Primera cuadrilla corre un día completo en ServiceGrid. Elige una cuadrilla. Reciben su agenda, van a los trabajos, capturan fotos, completan trabajos y marcan salida — todo desde la app. La hoja de cálculo se queda abierta como respaldo, pero no la estás usando.
Para el final de la semana 3: una cuadrilla está operando en producción limpia en ServiceGrid. El resto del equipo tiene acceso y ha sido capacitado.
Puntos de verificación
- Equipo incorporado con acceso basado en rol
- Primera cuadrilla corriendo día completo en ServiceGrid
- Flujos de trabajo de campo validados: fotos, firmas, estado, marcar entrada/salida
- Uso de hoja de cálculo bajando mientras las cuadrillas migran
Fase 4
Pasa a todos al sistema nuevo
Semana 4 (días 22-30)
Día 22-28: Despliega cuadrilla por cuadrilla. Cada día, una cuadrilla más se mueve a ServiceGrid como su sistema primario. La hoja de cálculo se vuelve solo lectura — usada para buscar trabajos viejos, no capturar nuevos.
Día 29: Envía tu primera corrida de estados de cuenta de cuentas por cobrar históricas desde ServiceGrid. Este es el momento en que cambian los flujos de pago restantes de facturas antiguas. Los clientes que pagan facturas históricas siguen usando el canal que estaban usando hasta esta corrida; las facturas nuevas ya vienen yendo por la plataforma desde la semana 2.
Día 30: Archiva la hoja de cálculo. Guarda una copia en tu Google Drive o respaldo local. Deja de abrirla durante el día laboral.
Puntos de verificación
- Todas las cuadrillas operando en ServiceGrid
- Primera corrida de estados de cuenta de cuentas por cobrar históricas enviada desde ServiceGrid
- Hoja de cálculo archivada (referencia solo lectura, no activa)
- Declaración día 30: migración completa
Pitfalls comunes
Tratar de importar historia vieja de cotizaciones y facturas
No lo hagas. Los datos financieros históricos viven en la hoja de cálculo (o donde sea) por los próximos 7 años para fines de impuestos; ServiceGrid es para trabajo nuevo de aquí en adelante. Importar 5 años de trabajos históricos rara vez vale el esfuerzo.
Pasar al equipo antes de haber vivido personalmente en la app por una semana
Necesitas poder responder 'cómo hago X' antes de que tus técnicos pregunten. Pasa la primera semana usando ServiceGrid como el operador, luego incorpora al equipo.
Tratar de migrar durante temporada pico
Si eres estacional — césped, piscina, nieve — elige la temporada baja. Los 30 días son más fáciles cuando la agenda está ligera.
Saltarte la configuración de precios/menú de servicio en la semana 1
La tentación es empezar a usar ServiceGrid para agendar primero y agregar precios después. No — cotizaciones y facturas son los flujos de trabajo de mayor valor; si esos no están listos, vas a seguir cayendo de regreso a la hoja de cálculo.
Cómo se ve lo bueno
- Día 1: solicitud de acceso + recorrido de 30 minutos
- Día 7: libro de clientes importado, menú de servicio activo
- Día 14: todos los trabajos nuevos en ServiceGrid
- Día 21: equipo completo incorporado, primera cuadrilla corriendo día de producción
- Día 30: hoja de cálculo archivada, ServiceGrid es la fuente de verdad
Preguntas frecuentes
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